Delegar bien es fabuloso, aumenta la cultura, es una de las cosas que aprendí en las visitas a Mercadona. Me fascinaba que todos los empleados hablasen de «tornillos» o de «el jefe» y un colega les preguntó «¿cómo lo hacéis?» y la respuesta, entre otras cosas incluía: «mi jefe nunca me ha pedido hacer algo que no le haya visto hacer». Esto, amigo, es uno de los principios de la delegación
Empecemos por una frase sencilla: «Accountability cannot be delegated» esto es: puedes delegar la ejecución de algo, pero la responsabilidad de que ese algo esté hecho con calidad no la puedes pasar. La responsabilidad final seguirá siendo tuya.
¨Dicho esto empecemos, delegar no es fácil y delegar no es sólo pasar la pelota. Existen motivos por los cuales delegar un trabajo, (por cierto que estés muy ocupado o que algo te aburra no son buenos motivos para delegar algo), como dar visibilidad a alguien.
Hay muchas guías sobre como delegar, he intentado hacer un compendio de la secuencia que me parece más lógica:
Antes de delegar
- Identifica la tarea, de todas las tareas posibles que tienes ¿hay alguna que solo puedas/debas hacer tú?, descarta esas y céntrate en el resto
- Identifica a quien delegar, comprueba si tiene interés o no en hacer la tarea y si tiene capacidad (entendida como tiempo y medios) para hacerla.
- Define y documenta la tarea, el hecho de que hagas la tarea ya casi de forma automática te puede llevar a dar cosas por hecho, pero si te plantas a documentar la tarea puede que descubras que parte de la tarea no está clara, o que hay un número de excepciones a tener en cuenta o elementos que solo surgen en determinadas fechas (por ejemplo con el cambio de año).
- Es importante también que definas fechas límite para la tarea, si las hay. En este caso, debes marcarte también una fecha límite para revisar con el delegado en caso de que surjan complicaciones con la tarea.
Los 4 pasos de la delegación
Yo lo hago y tú me miras
En este paso la persona delegada mira lo que haces y pregunta cualquier cosa, también en este paso puedes validar el nivel de interés y la capacidad del delegado de hacerla.
En esta fase aprovecha la definición que has hecho antes, identifica requisitos de calidad, confirma que lo que estás haciendo queda claro. Para esto último conversa: pregunta y re-pregunta.
Lo hacemos juntos
En este paso se comparte la tarea, se trata de un paso de guía y acompañamiento. Explicas porque haces las tarea de la forma en la que la haces y empiezas a soltar parte de la tarea.
Aprovecha este paso para
Tú lo haces y yo miro
En esta fase le pides al delegado que te explique como hace la tarea, corriges y guías en los pasos que sea necesario, proporcionas un entorno de seguridad sabiendo que en este momento los fallos aún están permitidos, seguramente sea una actividad que debas repetir más de una vez. Poco a poco el delegado necesitará preguntarte menos sobre la tarea y será más autónomo.
Sesiones de revisión
Ahora la persona delegada tiene el control de la tarea, pero será necesario revisar con ella el resultado, recuerda que has delegado la ejecución, pero no la responsabilidad.
Garantiza visibilidad al delegado de la tarea que ha ejecutado, si debe realizar algún tipo de presentación o si simplemente su nombre figura como autor/a…
Fuentes:
- https://www.workplacematters.ca/five-steps-to-effective-delegation/
- https://ca.achievecentre.com/blog/10-steps-effective-delegation/
- https://www.indeed.com/career-advice/career-development/delegation-steps
- https://www.accipio.com/eleadership/mod/wiki/view.php?id=1686
- https://gettingpeopleright.com/resources/how-to-delegate-the-four-basic-steps-to-delegation/
- http://www.newatwork.de/4-simple-steps-successful-delegation/
