Tu automatización es como tener a una persona dentro de tu máquina de café

La automatización, ese gran remedio a todos los males de las TI y de la gestión de personas al final. Todos deseamos automatizar al máximo posible, obtener eficiencias, liberar recursos (¿para tareas más importantes?)…

Pero ojo, ¿qué pasa si tu automatización hace un trabajo pero no evita que haya también un trabajo humano paralelo? Sería una mala automatización. ¿O si requiere de que alguien pulse un botón?…

La importancia de saber a dónde quieres ir…

Antes de empezar un proyecto de automatización es importante identificar bien una serie de parámetros:

• ¿Cuál es la meta a conseguir?
  • Intenta definir en una frase qué expectativas tienes con tu automatización, crea una «vision statement» de tu automatización, esto permitirá definir luego qué quieres medir, por ejemplo:
    «Queremos conseguir el despliegue automático de las aplicaciones que han superado las pruebas de integración, de forma que no se requieran intervenciones humanas fuera del horario laboral y se reduzcan drásticamente las interrupciones de servicio causadas por los nuevos despliegues»
  • Esta frase ya nos da pistas de algunas fuentes de info, de qué proceso queremos mirar y de qué cosas queremos medir.
• Elementos que nos van a ayudar a determinar cómo de fácil es automatizar algo:
  • Entrada al proceso, cómo es, de dónde viene, qué formato o formatos tiene…
  • Proceso: pasos (el qué, cómo y dónde) excepciones notables (las que hay que tratar sí o sí) y a dónde van las excepciones que no vale la pena tratar, qué pasa si el proceso falla….
  • Salida, similar a entrada, cómo es, en qué formato, cómo hay que escribirla
  • Fuentes de información de las que tenemos que leer, frecuencia de lectura, frecuencia de cambios
  • …

Pero también es necesario definir el éxito de la automatización antes de embarcarse, al final nos vamos a embarcar en un esfuerzo para desarrollar esa automatización y en otro esfuerzo para mantenerla (ojo: este último puede olvidarse fácilmente) al final hablaremos no sólo del coste en horas, también licencias, infraestructura, energía… ¿Cómo sabemos si valdrá la pena?

Antes de embarcarnos qué beneficio queremos obtener y cómo vamos a saber si lo hemos conseguido. Generalmente podemos buscar medir elementos cuantitativos que nos permitan despejar dudas, para cada métrica que deseemos alcanzar será necesario establecer un valor objetivo y una forma de medirlo.

• Criterios cuantitativos:
  • Tiempo que liberamos (o ahorramos)
  • Reducción de errores (podemos medirlo como número de reaperturas, intervenciones manuales necesarias, número de excepciones levantadas por la automatización)
  • Errores detectados en la automatización (qué cosas se han quedado descubiertas, qué elementos siguen requiriendo intervención humana)
  • Diferencias en la disponibilidad

… y cómo saber si has llegado.

¿Qué sucede si no tengo las metas, o la forma de medirlo?

Para empezar no podemos ser conscientes del beneficio obtenido, seguramente para realizar la inversión en el proyecto nos pedirán identificar qué beneficio se espera, si no sabemos medirlo o lo hemos sobreestimado nos podemos encontrar en un escenario en el que no podamos entregar esos beneficios.

Puedes haber gastado una cantidad excesiva de recursos en llegar a un resultado que no lo justificaba, y acabar con una inversión en licencias y mantenimiento no sostenibles.

Pero también nos podemos encontrar con escenarios indeaseables, si la automatización ha sido realizada por un tercero y no podemos medir que se han cumplido nuestros requisitos, no podremos reclamar por una mala ejecución. Tendrás una máquina de café, con una persona dentro que moverá el molinillo de café cuando aprietes el botón.